« D’accord, nous commencerons la réunion sans toi. »
Maya relit le message. Commencer sans elle ?
Elle avait simplement proposé de décaler la réunion de 9 h à 10 h. Elle rouvre le courriel qu’elle vient d’envoyer.
Quelques minutes plus tôt, elle avait demandé à une intelligence artificielle de rendre son message « plus professionnel ». La reformulation lui avait paru claire. Elle l’avait envoyée après une lecture rapide.
« Je ne pourrai participer à la réunion à 9 h. J’ai un rendez-vous à cette heure-là. Je vous rejoindrai à 10 h. »
Les deux horaires sont bien là, certes. En revanche, la demande avait disparu. Maya souhaitait que la réunion commence à 10 h. Son collègue a compris qu’elle rejoindrait les autres participants en cours de réunion. Il a par conséquent maintenu l’horaire prévu.
L’humain pilote, l’IA copilote
Pour demander de décaler une réunion, deux phrases suffisent. Le temps de formuler une consigne, de lire la réponse de l’IA et de vérifier qu’elle respecte notre intention, nous aurions déjà rédigé le courriel. Maya doit désormais écrire un second message pour dissiper le malentendu.
Pour un compte-rendu dense ou une réponse délicate à une réclamation, l’IA peut en revanche nous aider à ordonner nos idées ou à comparer plusieurs formulations. Encore faut-il lui donner le cap et vérifier où sa proposition nous mène. Si nous lui laissons décider du sens de notre message, nous risquons d’aller droit dans le mur avec un texte impeccable. Dans un échange professionnel, remplacer un mot qui nous parait "trop simple" par un mot plus "joli" comme « proposer » par « confirmer » peut suffire à transformer une possibilité en engagement.
Relire du point de vue du destinataire
Sur le fond, vérifions les faits, la clarté de la demande et la portée des engagements. Sur la forme, examinons l’orthographe, la syntaxe, la ponctuation et le registre. Une formule très solennelle peut créer de la distance là où quelques mots simples suffiraient.
Avant l’envoi, demandons-nous ce que le destinataire comprendra et quelle suite il donnera au message. Dans le courriel de Maya, « Je vous rejoindrai à 10 h » annonce une arrivée en cours de réunion. « Pouvons-nous la décaler à 10 h ? » invite son collègue à revoir l’horaire. La nuance tient à quelques mots et change la décision.
Mieux s’exprimer pour mieux communiquer avec l’IA
Quel que soit notre niveau de départ, nous pouvons apprendre à nous exprimer ses idées, mieux relire, corriger et enrichir nos écrits. Selon nos besoins, nous pouvons travailler les accords qui nous posent difficulté, affiner le choix d’un verbe, nuancer une remarque ou étoffer une argumentation.
Au CLF, les formations avec Christel s’appuient sur des situations professionnelles concrètes. Nous reprenons d’abord un texte par nous-mêmes, puis nous le comparons à une proposition de l’IA. Nous apprenons à expliquer ce qu’une reformulation apporte, la nuance qu’elle préserve ou le sens qu’elle risque d’altérer. C’est ainsi que nous pouvons tirer parti d’une suggestion tout en gardant un style qui nous ressemble.
Ce travail nous aide aussi à mieux formuler nos consignes à l’IA, autrement dit à mieux rédiger nos prompts. Pour une réponse à une réclamation, par exemple, nous pouvons préciser ce que nous souhaitons reconnaître, les faits à conserver et l’engagement que nous sommes en mesure de prendre. Plus notre pensée est précise, plus il est facile de l’exprimer clairement et d’évaluer la réponse obtenue.
Trois parcours permettent de poursuivre ce travail selon nos objectifs.
En formation, nous nous entraînons avec et sans IA.
Les épreuves de certification en ligne se passent sans recours à l’IA.
Maya reprend son clavier et saisit en deux minutes : « Je tiens à participer à la réunion. Pouvons-nous la décaler à 10 h ? »
Quelques minutes plus tard, son collègue lui répond. « 10 h, ça marche. Je change l’invitation. »
L’IA est un assistant auquel nous pouvons recourir lorsque la tâche le justifie. Notre discernement s’exerce avant même de la solliciter. Il nous aide à décider si son concours est utile, à juger de la pertinence de ses propositions et à choisir les mots que nous sommes prêts à signer.